מתוך wikIT



מיקום במודל השכבות [עריכה] מיקום במודל השכבות שווה ציטוט [עריכה] שווה ציטוט קישורים ממומנים [עריכה] קישורים ממומנים חברת Matrix

תורמים אחרים עשויים לערוך או אף להסיר את תרומתכם ל־wikIT [עריכה] ניהול חוזרים ונהלים תגיות: Web2, Web2 רוב הארגונים בני זמננו מושתתים על נהלים וחוזרים. השטח מעיד כי ארגונים אינם יכולים להתקיים ללא נהלים וחוזרים - המסדירים את תהליכי העבודה ויוצרים סדר בתקשורת ובממשקי העבודה הפנים ארגונית. לדוגמא, ארגונים הנדרשים ברישום תקנים בינלאומיים דוגמת תקני האיכות של ISO 9001/2 , CMMI ואחרים. יחד עם זאת, לעיתים נראה כי כתיבת הנהלים והחוזרים הפכה למטרה במקום אמצעי להסדרת תהליכי העבודה בארגון. ניהול ידע נענה לאתגר הזה ופיתח מתודולוגיה של ניהול חוזרים ונהלים המושתת על פיתרון בשם 'תבנית חכמה'. פיתרון זה מסייע בתהליך הטמעת החוזרים ואופן הפנמתם ויישומם בעבודה השוטפת בארגון.'התבנית החכמה' כוללת; דף שער המשמש כמפה וכולל פריטי ידע המקשרים אל גוף החוזר הכולל מקטעי ידע הכתובים באופן בהיר, מתומצת וידידותי לקורא. התבנית החכמה מאפשרת zoom in מהמפה לגוף ו- zoom out מהגוף למפה. באופן זה יכול קורא הנוהל/החוזר להתמקד בידע הנדרש לו בלבד. הטמעת פיתרון של ניהול נהלים וחוזרים מסדירה ותומכת בתהליכי העבודה בארגון בצורה מובנית וידידותית לכלל העובדים (משתמשים וקובעי מדיניות), מאפשרת שימוש חוזר ונכון בנהלים/חוזרים ובהתאמה מעלה את רמת מקצועיותו והאפקטיביות של הארגון. תוכן עניינים 8 ניהול חוזרים ונהלים 10 הצורך הארגוני לניהול חוזרים ונהלים 11 יישום ניהול חוזרים ונהלים בארגון 12 תועלות הארגון 13 השימוש בתבנית כפתרון לניהול נהלים וחוזרים 14 קישורים

[עריכה] הצורך הארגוני לניהול חוזרים ונהלים

הצורך בניהול הנהלים והחוזרים בארגון בא לידי ביטוי במספר מימדים:

• משאב זמן – איתור מסמכי הנהלים והחוזרים הרלבנטיים במהירות ונגישות למידע הספציפי הנדרש.
• משאב שירות – הנגשת המידע הנדרש במסגרת מסמך הנוהל והחוזר לעובדי הארגון.
• משאב ניהולי – שפה אחידה המחברת בין הידע במטה ובהנהלה לשטח ותומכת ביצירת תרבות ארגונית של שיתוף בידע.

[עריכה] יישום ניהול חוזרים ונהלים בארגון

מתודולוגיית ניהול החוזרים והנהלים כוללת שלושה תהליכים:

• תהליך I - הבניית מסמך הנהלים והחוזרים (Document’s Meta Data). ע"י ארגון הנהלים והחוזרים ותיוגם ע"י מאפיינים קבועים מראש, לרבות מנקודת מבטו של המשתמש. דרך זו תאפשר גישה מהירה וידידותית לאחזור הנוהל והחוזר עפ"י קטגוריות שונות (לדוגמא: גרסה, תאריך עדכון, איש קשר, תאריך תחולה, רשימת תפוצה ועוד')
• תהליך II - הבניית תוכן הנהלים והחוזרים (Content) בשלושה חלקים:
  • חלק א' - דף שער הכולל מפה גראפית ויזואלית וקישורים אל פריטי ידע רלבנטיים בגוף החוזר. המפה מייבאת אל חזית החוזר, כשער, את המידע המעובד, התמציתי המדויק למשתמש.
  • חלק ב' – גוף חוזר הכולל את מקטעי ידע המהווים הרחבה לפריטי הידע במפה.
  • חלק ג' – נספחים המצורפים לחוזר וקישורים לחוזרים רלבנטיים.
• תהליך III - למידה והטמעה של הנהלים והחוזרים בשטח ע"י הכשרה של השטח לשינוי מקריאה והדפסה של מסמכי חוזרים ללמידה והבנה של פריטי ומקטעי ידע. הפעילות כוללת: הכנת ערכות הדרכה, ליווי והכשרה של כותבי הנהלים והחוזרים, שילוב כלי למידה למשתמשים, מבדקי למידה, ניהול בקרה ומעקב אחר השימוש, ביצוע דגימה של המשתמשים לבחינת שביעות רצון ואפקטיביות, שיווק מתמיד של הפיתרון ועוד.

מומלץ להקים צוות עבודה ייעודי לטובת הטיפול בנושא זה תכנית העבודה תכלול מספר שלבים, לדוגמא:

• מיפוי סוגי החוזרים וגיבוש סוגי תבניות נדרשות
• קביעת מאפיינים למסמכי החוזרים
• בניית התבניות
• הכשרת מנסחי הנהלים והחוזרים
• שילוב במערכות טכנולוגיות
• פעילות הטמעה ולמידה בקרב המשתמשים, קוראי הנהלים והחוזרים

[עריכה] תועלות הארגון

התועלות באות לידי ביטוי הן בבחינת מנסחי הנהלים והחוזרים והן בבחינת המשתמשים הקוראים.

• כלי - תבנית - ידידותי וקל לתחזוקה.
• התמצאות ונגישות לידע רלבנטי באמצעות מפה ואיתורו במהירות.
• מיפוי עולמות התוכן המקצועיים של הארגון
• כתיבה תמציתית ברורה, שיטתית ומדויקת עפ"י כללים מוגדרים.
• יצירת אחידות במידע המועבר לעובדים וכן שפה מקצועית ארגונית משותפת.
• זרימה של המידע הנכון אל העובד הנכון עפ"י מיפוי קהלי היעד.

[עריכה] השימוש בתבנית כפתרון לניהול נהלים וחוזרים

כבני אדם, אנו משתמשים בתבנית ככלי לעיבוד מידע במסגרת תהליכי תפיסה, זכירה, למידה והבנה. עולם ניהול הידע משתמש בעקרון זה על מנת לקדם שלוש מטרות עיקריות בניהול נהלים וחוזרים:

• יצירת ידע מובנה – הקושי בליצור פריט ידע חדש מ"דף לבן" אשר אינו מכיל כל רמזים למבנה ותוכן רצוי כל פעם מחדש נעלם. התבנית מציעה למנסח החוזר פתרון בכך שהיא מספקת רמזים לגבי סוג הידע שיש ליצור ולגבי המבנה הלוגי הנדרש
• התמצאות פשוטה של הקורא – הקושי להבין את רוח הנוהל ותפיסתו וחוסר היכולת לאתר מידע כמענה לסוגיה ספציפית נעלם. מפת השער מחצינה את פריטי הידע אל קידמת הנוהל החוזר ומציגה את תוכן הנוהל בצורה ויזואלית ידידותית עם מראי מקום וקישורים בעזרתם יכול המשתמש להגיע אל הפריטים המורחבים בגוף הנוהל
• הבנה סדורה של פריטי מידע – הקושי בלקרוא ולהטמיע נהלים וחוזרים ארוכים, מרובי נושאים נעלם. ע"י החלוקה לשלבים, רמות, ופעולות נדרשות, הקורא מבין טוב יותר את המשמעויות של הנוהל והחוזר, כמו גם את ההקשר שבין החלקים השונים. התבנית האחידה חוסכת תהליכי למידה מחדש והתמודדות עם כל נוהל וחוזר בנפרד ובכך מאפשרת תהליך הטמעה ויישום מוצלח.

[עריכה] קישורים

• תבניות בעולם ניהול הידע – על שום מה? - מאמר מאתר חברת ROM Knowledgeware
• http://www.commugen.com//Solutions.aspx?sol=7 פתרון לניהול נהלים - סרט והסבר מאתר חברת קומיוג'ן